Ofisi Isiyotumia Karatasi

Hati ya mwisho ya makala hii ilichapwa kwenye karatasi za kurasa 11—yaani, kwenye karatasi za kawaida.a Wakati wa kuhariri, habari hizi zilichapishwa tena mara 20 hivi. Hatimaye, ilipelekwa kwa vikundi vipatavyo 80 vya kutafsiri ulimwenguni pote, ambapo kila kikundi kilichapisha hati sita za kutafsiri. Kwa ujumla, basi, makala hii ilichapishwa kwenye karatasi zaidi ya 5,000 kabla haijafika kwenye matbaa!

MAMBO hayo hupingana kwa njia yenye kutazamisha na utabiri uliofanywa na watu fulani mwanzoni mwa enzi ya kompyuta—yaani, kwamba “ofisi isiyotumia karatasi” ilikuwa inakaribia. Katika kitabu chake The Third Wave, mchunguzi wa mambo ya wakati ujao Alvin Tofller hata alitangaza kwamba ‘kutoa nakala za karatasi za kitu chochote ilikuwa namna ya ushamba katika kutumia kompyuta na kulikiuka kusudi lake.’ Kwa kupendeza, shirika la International Business Machines Corporation lilipobuni kompyuta ya kibinafsi ya kwanza mwaka wa 1981, liliamua kutotengeneza printa. Wengine wanadai kwamba kampuni hiyo ilihisi kuwa watumiaji wangefurahi kusoma habari kwenye kiwambo cha kompyuta. Kwa vyovyote vile, wengine walifikiri juu ya “mahali pa furaha pasipokuwa na karatasi”—kwamba punde si punde karatasi haingetumiwa kabisa na kuwekwa kwenye majumba ya ukumbusho na kwenye hifadhi za nyaraka zilizo na vumbi.

Mataraja ya Kutokuwa na Karatasi Dhidi ya Mambo Halisi

Ingawa hivyo, kihalisi kifaa ambacho kilikusudiwa kutokeza ofisi isiyotumia karatasi kimetokeza karatasi nyingi hata zaidi. Kwa hakika, watu fulani wanakadiria kwamba matumizi ya karatasi yameongezeka katika miaka ya karibuni. Scott McCready, mchambuzi katika shirika la International Data Corporation, asema hivi: “Kile ambacho tumefanya kwa kutumia mashine katika ofisi zetu ni kuongeza uwezo wetu wa kutokeza karatasi kwa kiwango kinachokua cha asilimia 25 kwa mwaka.” Kompyuta za kibinafsi, printa, mashine za faksi, mashine za kutoa nakala za barua zinazopelekwa kwa kompyuta, na Internet zimeongeza kiasi cha habari ambazo watu hushughulika nazo kwa njia yenye kutazamisha sana—na kuzichapisha—kila siku. Kulingana na shirika la CAP Ventures, Inc., katika mwaka wa 1998, ulimwenguni pote, kulikuwa na printa milioni 218, mashine za faksi milioni 69, mashine zinazofanya kazi mbalimbali milioni 22 (printa, kisoma-maandishi, na mashine ya kutoa nakala zikiwa zimeunganishwa), visoma-maandishi milioni 16, na mashine za kutoa nakala milioni 12.

Katika kitabu chake cha mwaka wa 1990, Powershift, Tofller alikadiria kwamba katika mwaka mmoja Marekani ilitokeza hati trilioni 1.3—zinazotosha kupamba ukuta wa Grand Canyon mara 107! Kulingana na ripoti, idadi inazidi kuongezeka. Kulingana na gazeti moja, kufikia mwaka wa 1995 Marekani ilikuwa ikitokeza hati zipatazo milioni 600 kwa siku—zinazotosha kujaza saraka ya kuwekea faili yenye urefu wa kilometa 270 kila siku. Mwaka wa 2000 unapoanza, kuna uthibitisho kidogo kwamba mwelekeo unabadilika; habari nyingi ulimwenguni bado inawakilishwa kwenye karatasi.

Kwa Nini Karatasi Inadumu

Ni nini kilichofanya utabiri wa kwamba vitu vya elektroni vingechukua mahali pa karatasi usiwe sahihi? Shirika la Kimataifa la Karatasi linakisia kwa kusema kwamba: “Watu hawataki tena habari inayopatikana kwa kubonyeza tu kibao cha kompyuta. Wanaitaka mikononi mwao. Wanataka waweze kugusa, kukunja; kupeleka faksi, kunakili na kurejezea; kuchorachora pambizoni au kuibandika kwenye mlango wa friji iwezapo kuonekana kwa urahisi. Na, zaidi ya yote, wanataka kuchapisha nakala—haraka, bila makosa na yenye rangi nyangavu.”

Ni kweli kwamba karatasi ina manufaa hususa. Inaweza kubebeka, ni bei rahisi, inadumu, ni rahisi kuihifadhi, na inaweza kutumiwa tena. Pia ni rahisi sana kushughulika nayo—unaweza kuona ukurasa ambao umefikia na ni kurasa ngapi ambazo umebakisha. “Watu wanapenda karatasi. Wanataka kuigusa kwa mikono yao,” asema Dan Cox, mwakilishi wa kampuni inayouza vifaa vya kutumiwa ofisini. “Tumeona watu wakijaribu kutokeza ofisi zisizotumia karatasi,” asema Jerry Mallory, mchanganuaji wa rekodi wa Arizona Department of Libraries, Archives and Public Records. “Lakini maelfu yote ya kompyuta tunazoziona zinafanana katika jambo moja: Zote zimeunganishwa angalau na printa moja.”

Kisha, pia ni vigumu kuacha mazoea ya kale. Watu wanaofanya kazi leo walipokuwa wakikua walifundishwa jinsi ya kusoma katika ukurasa uliochapwa. Hati au barua iliyopelekwa kwa kompyuta yaweza kuchapishwa kwa kubonyeza usukani wa kompyuta yaani mouse mara moja tu kisha mtu aweza kuisoma kwa wakati unaomfaa, bila kujali atakuwa wapi wakati huo. Habari iliyochapishwa inaweza kupelekwa sehemu nyingi ambazo kompyuta nyingi haziwezi kutumiwa kwa ustarehe—mahali popote kutoka kitandani hadi kwenye bafu na kwenye blanketi ufuoni!

Jambo jingine: Kompyuta zimefanya iwe rahisi kwa watu kubuni aina ya hati ambazo muda mfupi uliopita ni printa za hali ya juu tu zingeweza kutokeza. Kitu chochote kuanzia nakala zenye rangi kamili, hati, na rekodi za mkutano hadi picha, chati, grafu, kadi za utambulishi, na postikadi zaweza kutokezwa kwa urahisi sana. Uwezo huo huongeza uwezekano wa kufanya majaribio. Hivyo, baada ya mtumiaji kompyuta kuchapisha hati, huenda akashawishwa kubadili seti ya herufi na muundo na kuichapisha tena. Hatua hii yaweza kufuatwa na marekebisho zaidi, na tokeo ni, kutokezwa kwa karatasi zaidi za kompyuta zilizochapwa!

Mfumo wa Internet pia umechangia hali hii kwa kuruhusu watu wapate data nyingi sana.b Bila kuepukika, hali hii huongoza kwenye matumizi ya karatasi zaidi, kwa kuwa mara nyingi watumiaji wa Internet huchapisha nakala za karatasi za utafiti waliofanya.

Jambo lisilopasa kupuuzwa pia ni uhakika wa kwamba ongezeko la sasa la programu na vifaa vya kompyuta huhitaji vitabu vya ushauri vingi zaidi na zaidi. Matumizi yaliyoenea sana ya kompyuta yameongeza sana vitabu hivyo na magazeti ya kompyuta.

Pia inakubaliwa kwamba kusoma kutoka kwenye kiwambo cha kompyuta—hasa viwambo vya kompyuta vya zamani zaidi—kwaweza kutokeza kasoro kadhaa. Watumiaji fulani bado hulalamika juu ya uchovu wa macho. Kwa vyovyote, imekadiriwa kwamba ili mtu aweze kuona waziwazi kwenye viwambo vya kompyuta vya zamani zaidi, viwambo hivyo vingehitaji kuboreshwa mara kumi ili kutokeza mwono bora.

Kwa kuongezea, kwa wengine kikaratasi chaweza kuonekana kuwa cha maana zaidi—cha haraka zaidi na chenye matokeo—kuliko kitu unachoona kwenye kiwambo. Hati iliyochapishwa huthibitisha kazi na jitihada ya mtu, kwa kuitokeza katika namna unayoweza kuigusa. Hati halisi inayopelekwa kwa msimamizi au mteja huenda ikashughulikiwa na kujibiwa haraka zaidi kuliko ujumbe uliopelekwa kwa kompyuta.

Hatimaye, watu wengi huhofu kwamba watapoteza data. Na mara nyingi kunakuwa na sababu inayofaa ya kuhofu. Licha ya kuwepo kwa mifumo ya hali ya juu ya kuhifadhi habari, maneno yenye thamani yanayowakilisha kazi iliyofanywa kwa muda wa saa nyingi bado yaweza kutegemea kabisa ongezeko la nguvu za umeme, diski inaposhindwa kufanya kazi, au kubonyeza kibao kisichofaa kwenye kibodi. Kwa hiyo, watu wengi huona karatasi kuwa salama zaidi. Kwa kupendeza, wataalamu fulani wanadai kwamba rekodi za kielektroni zitasomwa kwa muda mfupi sana kwa kulinganishwa na muda wa miaka 200 hadi 300 ambao karatasi isiyo na asidi hudumu. Ni kweli kwamba habari ya kielektroni huharibika polepole sana. Lakini tekinolojia inakua haraka sana. Na kadiri vifaa na programu za kompyuta zinapoacha kutumika tena, huenda ikawa vigumu sana kusoma rekodi za kompyuta za zamani zaidi.

Kama ndoto ya kuwa na ofisi isiyotumia karatasi itatimia au la itajulikana baada ya muda. Kwa wakati uliopo, ni dhahiri kwamba kutumia maneno ya Mark Twain, ripoti za kutoweka kwa karatasi zaweza kuwa zilitiliwa chumvi sana.

Je, Tutaharibu Miti Yote?

Ni karatasi ngapi zinazoweza kutokezwa kutoka mti mmoja? Ijapokuwa mambo mbalimbali yanahusika—kama vile ukubwa na aina ya mti na aina na uzito wa karatasi—imekadiriwa kwamba mti mmoja unaotumiwa kutengenezea karatasi na unaofaa kwa biashara hutokeza takriban karatasi 12,000 za kiwango cha kawaida za kuandikia na kuchapishia. Ijapokuwa hivyo, kiasi kikubwa sana cha karatasi zinazotumiwa sasa bado kinatokeza hali ya wasiwasi ya kuangamiza miti na misitu. Je, kweli tunaelekea kukabili tatizo la ikolojia?

Watengenezaji wa karatasi hutoa tahadhari dhidi ya kuhofia jambo hilo. Wanataja upesi sana kwamba kiasi kikubwa cha karatasi—kinachofikia kiwango cha asilimia 50 katika nchi fulani—zimetengenezwa kwa vibanzi vya mbao, mabaki ya viwanda vya mbao ambayo kama sivyo yangeishia kwenye sehemu zilizojazwa takataka. Si hayo tu, kwa kuwa vibanzi vya mbao vinapooza, hutokeza methani, gesi yenye joto inayoshirikishwa na ongezeko la joto tufeni pote. Hivyo, viwanda vya kutengeneza karatasi hutumia vibanzi hivyo kwa njia inayofaa. Ingawa hivyo, vikundi vya wanamazingira na wauza-bidhaa huitikia kwa kushutumu viwanda vya kutengeneza karatasi kwa kusababisha uchafuzi na kutumia misitu kwa njia isiyofaa. Vikundi hivyo vinadai kwamba fueli zinazotumiwa kutengeneza karatasi hutokeza gesi zenye joto! Pia wanasema kwamba mabaki ya karatasi yanapozidi kuoza kwenye sehemu zilizojazwa takataka, gesi za ziada zenye joto hutokezwa.

Hata hivyo, uchunguzi uliofanywa na shirika la World Business Council for Sustainable Development ulifikia mkataa kwamba inawezekana kutokeza kiasi kinachotakikana cha karatasi bila kumaliza kabisa rasilimali za dunia. Sababu moja ni kwamba miti inaweza kupandwa tena, na karatasi zinaweza kutumiwa tena. Ijapokuwa hivyo, uchunguzi huo ulikazia kwamba “marekebisho zaidi yatahitaji kufanywa kuhusu mazoea ya kiviwanda katika kila hatua ya kutengeneza karatasi—kusimamia misitu ifaavyo, utokezwaji wa ubao uliosagwa na karatasi, matumizi ya karatasi, kutumia tena, kupata tena nishati, na kuondolewa mbali hatimaye.” Katika jitihada ya kutokeza ubao uliosagwa usiodhuru mazingira na utakaookoa pesa, viwanda vya karatasi pia vinatafuta vitu badala kama vile mabua ya ngano, miti inayokua haraka, mhindi, na katani. Kiwango ambacho hatua hizi zitafikia—na kuwa na matokeo mazuri—ni jambo litakalojulikana baada ya muda.

[Maelezo ya Chini]

[Sanduku katika ukurasa wa 27]

Jinsi ya Kupunguza Matumizi Mabaya ya Karatasi Ofisini

✔ Piga chapa kwa kadiri ndogo iwezekanavyo. Pitia na kurekebisha hati kwenye kiwambo. Toa nakala chache iwezekanavyo za hati unazochapisha kwenye karatasi.

✔ Kwa hati zilizo kubwa zaidi, tumia seti ya herufi ndogo ambazo bado zaweza kusomeka.

✔ Ikiwa printa yako inatumia test au banner page mara tu inapowashwa au inapochapisha hati, ondoa matumizi ya vifaa hivyo.

✔ Tumia tena karatasi iliyotumika.

✔ Kabla ya kutumia tena karatasi iliyochapishwa upande mmoja, iweke kando ili itumiwe baadaye, ama kwa kuchapishia hati ama kama karatasi ya maandishi.

✔ Inapowezekana chapisha nakala pande zote mbili.

✔ Ikiwa ni lazima watu walioko ofisini washiriki hati hizohizo, jaribu kupelekea kila mmoja badala ya kufanyiza nakala kwa kila mtu.

✔ Ili kutotumia nakala ya karatasi, peleka ujumbe wa faksi moja kwa moja kutoka kwa kompyuta yako. Inapokuwa lazima upeleke ujumbe wa faksi kwa kuuchapisha kwenye karatasi, okoa karatasi kwa kutotumia karatasi ya kufunikia.

✔ Epuka kuchapisha isivyo lazima ujumbe unaopelekwa kwa kompyuta.

[Picha katika ukurasa wa 24]

Watu fulani hudai kwamba kifaa ambacho kilikusudiwa kutokeza ofisi isiyotumia karatasi kimetokeza karatasi nyingi hata zaidi

[Picha katika ukiurasa wa 26]

Nyakati fulani, ni rahisi kutumia ukurasa uliochapishwa kuliko habari zilizo kwenye kompyuta