Uahirishaji—Mwizi wa Wakati

“Uahirishaji ni mwizi wa wakati.”—Edward Young, karibu 1742.

NGOJA kwanza! Usiache kusoma makala hii! Wajua liwezalo kutokea. Huenda ukaacha kuisoma na kusema hivi: “Hicho ni kichwa chenye kupendeza mno, lakini sina wakati wa kuisoma sasa. Nitasoma baadaye.” Lakini huenda usiisome kamwe.

Usiahirishe kusoma makala fulani juu ya uahirishaji! Changanua wakati uwezao kutumia. Yaelekea utaweza kusoma makala hiyo kwa karibu dakika tano. Basi utakuwa umemaliza karibu asilimia 10 ya gazeti lote! Tazama saa yako na uanze kupima wakati sasa. (Tayari umesoma asilimia 5 ya makala hii!)

Je, Ni Uahirishaji?

Ikiwa wakawilisha—kufanya baadaye lile ungefanya au upaswalo kufanya sasa—basi waahirisha. Yaani, wakawilisha kwa ajili ya kesho kile uwezacho kufanya sasa, leo. Mhairishaji huchelewesha utendaji wakati utendaji huo unapohitajika.

Msimamizi wa kazi ataka ripoti fulani kutoka kwa mfanyakazi; wazazi waomba mtoto wao asafishe chumba chake; mke amwomba mume wake arekebishe mfereji. “Nilipatwa na shughuli mno” ama, “Nilisahau” ama, “Sikuwa na wakati” huwa udhuru utolewao kwa kutofanya jambo. Jambo la hakika ni, wachache wetu hatupendi kuandika ripoti au kusafisha vyumba au kurekebisha mifereji kunapokuwa na mambo mengine yenye kufurahisha kufanya. Hivyo twayakawilisha, twachelewa kuyafanya.

Hata hivyo, je, wajua kwamba nyakati fulani si uahirishaji unapoacha kufanya jambo fulani? Mwanamke mmoja mfanya biashara apokea agizo fulani naye hajui la kufanya juu yake naye alitia katika sanduku lenye alama ya “zinazongojea kushughulikiwa” kwenye dawati lake. Baada ya majuma machache, apitia faili hizo na kupata kwamba nusu yazo hazikuhitaji kushughulikiwa. Zimejitatua zenyewe ama hazihitajiki tena. Ikiwa huna uhakika kama ukawize ama utekeleze, jaribu kuchanganua litakalotokea ikiwa kamwe hutafanya unaloahirisha. Je, matokeo yaelekea kuwa bora au mabaya zaidi ikiwa utalifanya?

Ikiwa twaweza na tunapaswa kuchukua hatua sasa na kuchelewesha utendaji unaohitajiwa kungeweza kutokeza matatizo mengi baadaye, basi kukawia kufanya ni uahirishaji. Kwa kielelezo, kuosha vyombo baada ya kuwa vimekaa kwa wakati fulani hufanya iwe vigumu kuvisugua ili kuwa safi. Kuahirisha udumishaji wa gari kwaweza kutokeza marekebisho yenye kugharimu sana baadaye. Kuchelewa kulipa deni kwaweza kutokeza malipo makubwa zaidi ama kukosa kuhudumiwa. Mwanamke mmoja alifanya hesabu kwamba faini ya makosa ya uendeshaji, tepu za video, na vitabu vya maktaba yalijumlika kuwa dola 46 kwa kuahirisha malipo! Hilo lilikuwa kwa mwezi mmoja tu!

Kumshika Mwizi

Uelewe sababu ya kuahirisha. Ebu chunguza sababu zifuatazo, na uone kama utatambua ni ipi inayofaa mradi wako wa sasa ambao hujauanza au kuumaliza:

Mazoea:

Nikingojea mpaka dakika ya mwisho, nitakuwa na uhamasa mwingi wa kumaliza.

Mimi hufurahia msisimuko nipatao kwa kufanya dakika ya mwisho kabisa.

Mimi nitangojea mpaka mkubwa anikumbushe mara kadhaa, kisha nitajua kwa kweli ni jambo alitakalo lifanywe.

Nina mengi sana ya kufanya hivi kwamba ni mambo yale muhimu zaidi ninayofanya.

Mtazamo:

Sina tamaa ama ule msukumo wa kufanya huo mgawo.

Mimi hufanya mambo ninapojisikia kuyafanya.

Nataka kufanya jambo lingine.

Nakosa ujitiaji-nidhamu.

Hofu:

Sina uhakika kama naweza kuifanya.

Sina wakati wa kutosha kuifanya.

Ni mradi mkubwa mno. Nahitaji msaada.

Itakuwaje nisipofaulu ama kumaliza?

Nahitaji kupata bidhaa ili kumaliza mradi huo.

Nahofu nitatolewa makosa au kufadhaishwa.

Watu tofauti huahirisha katika hatua tofauti. Baadhi ya watu huahirisha kabla ya kuanza kwani huona mradi huo kuwa mkubwa mno. Wengine huanza, lakini kufikia katikati, idili hupungua, nao wakawilisha kuumaliza. Kwa kuongezea wengine hukaribia kuumaliza lakini huanza mradi mwingine, wakiacha ule wa kwanza bila kumaliza. (Kufikia hapo, waendelea vizuri. Tayari umepita nusu ya makala hii.)

Sababu zako za kutoanza ama kutomaliza mradi fulani huenda ziainishwe katika aina tatu. Katika kitabu The Now Habit, Neil Fiore aliandika hivi: “Masuala matatu makubwa ambayo husababisha matatizo ya uaharishaji ulio mwingi: hisia ya kushurutisha, kuchachawa mno, na hofu ya kushindwa.” Hata sababu ziwazo zote, ikiwa unaweza kutambua visababishi, utakuwa karibu kupata suluhisho.

Ikiwa huna uhakika kwa nini unaahirisha, andika utendaji wa juma kwa vipindi vya kila nusu-saa. Changanua jinsi unavyotumia wakati. Kinaweza kuwa kifungua macho ili kuona ni wakati wa kadiri gani tunatumia kwa mambo yasiyo muhimu kati ya mambo muhimu. Ufanye nini baada ya hapo?

Fikiria Matokeo

Kutazamia kwamba jambo litafanywa bila kujitahidi kulifanya kwaweza kutokeza hisia za kuwa mgonjwa. Kadiri unavyokaribia siku iliyowekwa ya mwisho, unaanza kuhisi msongo na hangaiko. Kadiri hisia hizi zizidivyo, uwezo wako wa ubuni hudunishwa. Sasa hufikirii au kuchanganua njia mbalimbali za kutimiza mradi bali hasa unapendezwa zaidi na kumaliza kazi.

Kwa kielelezo: Umegawiwa kutoa habari fulani. Usiku kabla, unakaa ili kuandika mambo machache kwenye karatasi. Hujatumia wakati wa kutosha kutafiti habari yako, kwa hiyo wayakariri. Labda kwa jitihada kidogo zaidi, ungeweza kutia ndani yaliyoonwa, kutegemeza habari, au chati ili kusaidia wasikilizaji wako waiwazie habari.

Tokeo lingine ambalo huja tunapoahirisha mradi fulani ni kutoweza kupumzika tunapokuwa na wakati huru. Hiyo ni kwa sababu tuna hisia zinazotusumbua (mtu anayetukumbusha daima) kwamba tumeacha mradi fulani bila kuufanya.

Naweza Kufanya Nini?

Andika orodha fulani. Fanya hivyo usiku unaotangulia. Andika mambo unayotaka kutimiza siku ifuatayo. Kwa njia hii hutasahau jambo lolote, na utaona maendeleo yako kadiri uyatiapo alama mambo uliyotimiliza. Upande wa kulia wa kila jambo, andika kiasi cha wakati unachokadiria kuchukua ili kutimiliza mgawo huo. Ikiwa unaandika orodha ya ‘Mambo Yahitajiyo Kutimizwa’ kwa siku hiyo, andika dakika ukadiriazo kutumia. Ikiwa wafanya orodha ya mradi fulani, andika saa ukadiriazo kutumia. Andika orodha hii usiku unaotangulia. Chukua dakika chache ili kutayarisha orodha yako ya siku inayofuata. Weka kalenda yako ya mwezi mahali unapoweza kuiona kwa urahisi. Kadiri unavyokubali migawo na miadi, iandike.

Unaporudia kazi zako za siku ifuatayo, andika kwa kutanguliza kazi zilizo za muhimu katika kalenda yako, kwa kuzipanga kwa herufi A, B, C, na kadhalika kwa kila kazi itakayotimizwa. Baadhi ya watu hufanya kazi vizuri wakati wa asubuhi, wengine wakati wa alasiri au jioni. Weka ratiba ya miradi yako iliyo mikubwa sana kwa wakati wako mzuri. Tanguliza kazi zisizofurahisha mbele ya zinazofurahisha.

Bainisha wakati. Ikiwa wakati wote wewe hukimbia-kimbia, kihali wakimbia kwa sababu umechelewa, jifunze kubainisha wakati. Yaani, ufanye uchanganuzi ulio sahihi wa muda uhitajio kufanya kazi fulani. Ongeza dakika kadhaa za ziada kwa kazi hiyo kwa ajili ya “yasiyotazamiwa” ambayo huenda yatukie. Usikose kutia wakati katikati ya miadi. Wahitaji kuongeza wakati wa kusafiri. Huwezi kumaliza mkutano fulani saa 4:00 asubuhi, na kuwa katika mwingine kwenye saa 4:00 asubuhi, hata ikiwa uko katika chumba kile kingine, acha unapovuka mji. Ruhusu kipindi cha kutosha cha katikati.

Tuma. Mara nyingi sisi hujaribu kufanya kila kitu sisi wenyewe ijapokuwa huenda sikuzote tusihitajike kufanya hivyo. Mtu mwingine aweza kutupelekea barua posta ikiwa anaelekea huko.

Igawe. Mara kwa mara hatuanzi mradi mpya kwa sababu ya kiasi chawo. Kwa nini usigawe kazi kubwa katika zilizo ndogo-ndogo? Kadiri tumalizapo kazi zilizo ndogo, tutaona maendeleo yetu na kutiwa moyo ili kutimiliza duru ifuatayo.

Panga kwa ajili ya mikatizo. Siku zote kunakuwa na mikatizo katika siku za kazi—simu, wageni, matatizo, barua. Twataka kufanya kazi kwa matokeo, inayotia ndani kufanya kazi na watu wengine walio pia na siku ya kumaliza. Ikiwa twahangaikia kufanya kazi kwa matokeo tu, tutakasirika wengine wanapokatiza kazi zetu. Hivyo basi, panga kwa ajili ya mikatizo. Uwe na wakati kila siku kwa ajili ya mambo yasiyopangiwa. Wakati mambo haya yanapotokea, unaweza kuyashughulikia, ukijua kwamba uliweka wakati fulani kwa ajili yayo.

Thawabu. Unapofanya ratiba yako, unapaswa kupanga kwa ajili ya utendaji mwingi au wa kukazia akili kwa karibu dakika 90. Usisahau kuratibu wakati wa kufanya matayarisho ya kazi. Baada ya kuwa umeanza kazi kihalisi na umefanya kazi kwa karibu saa moja na nusu, huenda ukahitaji kupumua kidogo. Ikiwa wafanya kazi katika ofisi fulani, tua, nyoosha maungo, na ufikiri. Ikiwa wafanya kazi nje, pata kiburudisho fulani. Jithawabishe kwa ajili ya kazi yako.—Mhubiri 3:13.

Ebu fikiri, umemaliza makala hii kwa karibu dakika tano baada ya kusoma kichwa chayo. Huenda ukawa waelekea kutatua tatizo lako!